「属人的」の意味は?働き方改革に欠かせないDX知識

デジタル(DX)

「属人的」の意味は?働き方改革に欠かせないDX知識

投稿日:2020年4月13日 更新日:

こんにちは、LeeStyles(リースタイルズ)です。

今回は、「『属人的』の意味は?働き方改革に欠かせないDX知識」というテーマでお話していきたいと思います。

したがって、今回の記事は、

  • 「『属人的』な状態って、どのようなことを言うの?」
  • 「業務が『属人的』であることによって、個人や企業にどのようなメリット・デメリットがあるの?」

といった方には特におススメです。

そして、この記事のポイントは次の2つです。

  • 業務が属人的であることによるデメリットは大きい。
  • デジタル技術を活用して、脱属人化をどれだけ進めていけるかが、今後の企業の課題である。

それでは、さっそく解説していきます。

「属人的」とは

「属人的」とは

ビジネスシーンにおいて、「属人的」とは、ある業務が特定人物に依存している状態を指します。

したがって、

「実は、この業務はAさんにお願いしないとできないんだよね。」

といった場合は、会社がAさんに依存しているため、属人的であるといえます。

属人的な状態になりやすいものとしては、次の2つが挙げられます。

  • ヒューマンスキル
  • 技術力

ヒューマンスキルでイメージしやすいのは、営業でしょう。不動産や金融といった領域で営業は盛んに行われていると思いますが、あの営業力は大きく個人に依存しています。もちろん、セールストークのマニュアルは存在しますが、最後にお客様が購入を決定してくれたのは、その営業マンの人間性が認められたからです。

技術力に関しては、例えばプログラマーです。その人のプログラミング技術によって、作れるサービスレベルは大きく異なりますよね。したがって、企業が最新鋭のサービスを作りたい場合には、優秀なプログラマーを他社から引っ張ってくる必要があります。

また、業務が属人的な状態であることの正反対は、業務がマニュアル化された状態です。

マニュアル化された業務でイメージしやすいのは、コンビニやファストフード店のアルバイト業務でしょう。これらの多店舗展開しているビジネスでは、各店舗でサービス品質にムラがないようにするために、1つ1つの業務がしっかり仕組み化されています。だからこそ、いきなり入社したアルバイトの学生であっても、品質に問題のないサービス提供をすることが出来るのです。

業務が属人的であるメリット

業務が属人的であるメリット

業務が属人的であることのメリットについて、従業員側企業側のそれぞれの目線で解説していきます。

従業員側のメリット

従業員にとってのメリットは、次の2つです。

  • 社内で重宝される。
  • 個人として活躍できる。

社内で重宝される

ある業務が属人的であるということは、その業務はその人にしか行えないということになります。

したがって、社内においてその人は非常に貴重な人材になるのです。

もし、あなたがそのような人材であった場合、企業側はあなたを手放したくないため、両者のパワーバランスが逆転します。

そうなると、あなたが多少の無理を言ったとしても、好待遇を受け入れてくれるなんてことも十分にあり得るでしょう。

個人として活躍できる

属人的であるということは、そのスキルが会社ではなくその人自身に備わっていることになります。

したがって、仮にその人が転職をしたとしても、そのスキルは新しい転職先の会社でも十分に生かせることが出来ます。

これは、いわゆるポータブルスキルというやつです。

冒頭の営業マンの例でもお話しましたが、営業現場では「あなただから取引を承諾しました。」なんてお客様から言われるケースも数多く存在します。

このような場合はその人が属している企業ではなく、その人自身の人間性に惚れたから取引を受け入れてくれたわけです。

これこそ、属人的な状態ですよね。

企業側のメリット

企業側にとってのメリットとしては、個人の影響力による恩恵を受けられることが挙げられます。

属人的な状態であれば、一見すると個人だけにメリットがありそうですが、その人が所属している組織にも実はメリットが存在します。

というのも、営業現場におけるお客様の目線から考えれば分かるのですが、最初はその人自身に目が行っても、最終的にはその人がどのような組織に属しているのかチェックしますよね。

「この人が勤めているこの会社自体も、非常に優秀なんだろうなあ。」

ってきっと思うはずです。

以上のように、企業側にも波及効果が存在することを見逃してはいけません。

業務が属人的であるデメリット

業務が属人的であるデメリット

業務が属人的であることのデメリットについても、先ほどと同様に、従業員側企業側のそれぞれの目線で解説していきます。

従業員側のデメリット

従業員側のデメリットとしては、業務量が1人に偏ることが挙げられます。

属人的であるということは、ある業務がその人にしか処理できない状態を指すわけですから、当然その人に業務が偏ります。

したがって、長時間労働のリスクも高まりますし、休暇を取得しようと思ってもなかなか取得できない状況になってしまいます。

これは働き方改革の観点から考えると、非常に良くない状態ですよね。

人間というものは常に病気のリスクを抱えていますし、女性であれば子供の都合で急遽休まなければならないなんてこともあるあるです。

労働力不足の日本では、女性や高齢者でも安心して働けるような職場環境の整備が各企業に求められています。

その点では、業務が属人的である状態をしっかりマニュアル化し、他の人でもその業務に対応できるような体制を作っていくことが今後は重要です。

企業側のデメリット

企業にとってのデメリットは、次の2つです。

  • その人がいなくなった場合に困る。
  • 社内にナレッジが蓄積されない。

その人がいなくなった場合に困る

特定の人物に頼っていた業務が存在する場合、その人がいなくなったら非常に困りますよね。

例えば、休暇です。その人には当然、他の人と同様に有給休暇を取得する権利はありますし、いつだって病気にかかるリスクもありますよね。

また、その人が他社へ転職してしまったり、独立してしまう恐れもあります。というのも、属人的な業務が存在しているということは、その人が何かしら他の人には出来ない高度なスキルを所有しているわけですよね。そして、それはポータブルスキルとしてどの環境でも重宝されるものになります。

したがって、企業としては特定人物がいなくなっても業務に支障が出ない仕組み作りが必須です。

誰かが不在になっても、代わりの人間がその業務をしっかり行えるように、1つ1つマニュアル化していきましょう。

社内にナレッジが蓄積されない

属人的な状態では、スキルが会社ではなく個人に蓄積されているということになります。

営業マンが身につけたヒューマンスキルは、見えないものとしてその人の中に蓄積されていくわけで、社内の他の人が簡単にそのスキルを伝授することは出来ないですよね。

これの何が問題かというと、例えば新人教育が挙げられます。社内にナレッジが蓄積されていないと、毎回0から新人を育て上げていく必要があるということです。

したがって、営業現場でも、

「とりあえずたくさんのお客様と商談を繰り返して、コミュニケーションスキルを身につけてこい!」

ってなるわけです。

新人に教えようにも教えられないから、このような結末になるわけですよね。

反対に、ファストフード店のように業務フローがマニュアル化されている場合は、新人でも美味しい食事を簡単に提供することが出来ます。その裏では、長年の研究でどのように調理したら短時間で美味しい食事を提供できるかを考え、それを1つ1つマニュアル化してきた努力が存在します。

以上のように、社内にナレッジが蓄積されないことは、企業にとって長期的成長の阻害要因となってしまうため、今後はどのように個人ではなく社内にデータを蓄積していけるかが課題となります。

DXで脱属人化へ

DXで脱属人化へ

ここまで、業務が属人的であることのメリット・デメリットについてご紹介してきましたが、やはり属人的な状態は企業にとってあまり好ましいものではありません。

したがって、今後はこれまで個人に蓄積されていたナレッジをどのように企業に蓄積していけるかが課題となります。

いわゆる、脱属人化というやつです。

そして、この脱属人化において大切なのは、次の3つのステップです。

  1. 業務の見える化(データ化)
  2. 業務のマニュアル化
  3. 業務の機械化(自動化)

1.業務の見える化(データ化)

業務が属人的である状態では、その人がどのように業務を処理しているのかがブラックボックス化されているということになります。

したがって、まずは現状の業務がどのように行われているか、1つ1つ書き出していく必要があるでしょう。

そして、業務フローを整理していく中で、「実はこの業務って繰り返し作業だったんだ。」なんてことも分かったりするわけです。

ちなみに、

「営業現場等で繰り広げられている商談テクニックは見える化できないのでは?」

って思った方もいるのではないでしょうか。

しかし、今ではそれもDX(デジタルトランスフォーメーション)によって取り組みが始まっています。

例えば、とある企業では1人1人の営業マンがどのような会話を繰り広げているのかをAIで分析していく作業が進んでいます。今ではお客様とのコミュニケーションは対面だけではなく、LINE等のチャットツールでも行われるようになりましたから、まずはデータ化しやすい後者での会話からAIで分析を進めていくというわけです。

このように、一見したら見える化が出来なさそうなものであっても、これからのデジタル社会ではそれを実現させることが可能になっていきます。

したがって、各企業は他社の先進的な取り組みを参考にしつつも、現在の業務フローの見える化を積極的に推し進めていくことが今後は重要です。

2.業務のマニュアル化

業務が見える化された後は、それをどのようにマニュアル化していけるかを考えていきます。

ここで大切なのは、ただ既存の業務を書き起こすのではなく、一度これまでの業務フローが本当に効率的であったかを見つめ直すことが重要です。

本来あるべき理想の業務フローはどのような状態なのか、まずは立ち止まって考えていきましょう。

また、一度マニュアル化したものであっても、その都度修正していくことは非常に大切です。

ファストフード店も、長年繰り返し研究を重ねてきたからこそ、現在のように短時間で美味しい食事を提供できるまでに至ったわけですよね。

これは他の企業でも同じです。

日々マニュアル化された業務をこなすだけの人間になるのではなく、

「今の業務フローって本当に問題ないのかな?」

って見つめ直せる人間になることが、まずは第一歩といえるでしょう。

3.業務の機械化(自動化)

業務がマニュアル化されたことで、単純な繰り返し作業が意外と数多く存在することが見えてきたでしょう。

その単純業務を機械で自動化していこう、というものが3つ目のステップです。

もちろん、今ではAIが発達してきて人間が強みとする非定型業務も機械に代替されつつありますが、コスト面や技術面を考えると、まだ人間に軍配が上がります。

しかし、単純な繰り返し作業に関してはRPA(Robotic Process Automation)等によって機械への代替が着々と進行しています。

したがって、まずはこれらの定型業務について、費用対効果も踏まえながら、ITツールの導入を検討していくと良いでしょう。

このRPAに関しては、別記事で詳しく解説しているため、そちらを併せてご覧ください。

今のあなたに出来ること

今のあなたに出来ること

いかがでしたでしょうか。

今回は、『属人的』の意味は?働き方改革に欠かせないDX知識というテーマでお話してきました。

この記事を通して、少しでも「属人的」という言葉に関するあなたの知識が深まったら嬉しいです。

今のあなたに出来ることは、

  1. デジタル技術も上手く活用して、これまで属人的であった業務の見える化、そしてマニュアル化に着手する。
  2. 費用対効果も考えながら、機械による自動化も積極的に検討していく。

だと思います。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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